Menerapkan Klasifikasi dan Indeks Arsip
Selamat berjumpa di blog tonokutono, kali ini kami akan menyampaikan materi Klasifikasi dan Indeks Arsip pada mata pelajaran kearsipan kelas 10 kompetensi keahlian Otomatisasi dan Tata Kelola Perkantoran.
Adapun KD dan indikator Mapel Kearsipan 3.6 /4.6 sebagai berikut:
KD. 3.6. Menerapkan Klasifikasi dan Indeks Arsip
1) Menjelaskan pengertian klasifikasi arsip
2) Mengemukakan kegunaan klasifikasi arsip
3) Menguraikan tujuan klasifikasi arsip
4) Mengidentifikasi syarat penyusunan klasifikasi arsip
5) Menjelaskan unsur klasifikasi arsip
KD. 4.6. Melaksanakan klasifikasi dan indeks arsip
1) Menyiapkan alat dan bahan terkait penyusunan klasifikasi arsip
2) Melakukan klasifikasi arsip berdasarkan dokumen-dokumen arsip
3) Menyiapkan alat dan bahan indeks arsip sesuai dokumen yang tersedia
4) Melakukan indeks arsip berdasarkan dokumen yang tersedia
Pada KD ini matri yang akan kami sampaikan meliputi:
- Pengertian Klasifikasi Arsip
- Kegunaan Klasifikasi Arsip
- Tujuan Klasifikasi
- Syarat Penyusunan Klasifikasi
- Unsur Klasifikasi
- Cara Penyusunan Klasifikasi
- Indeks Arsip
Dalam Keputusan Kepala ANRI Nomor 19 tahun tentang Pedoman Penyusunan Klasifikasi Arsip disebutkan bahwa klasifikasi arsip adalah pola pengaturan arsip secara berjenjang dari hasil pelaksanaan fungsi dan tugas instansi menjadi beberapa kategori unit informasi kearsipan. Dengan klasifikasi ini arsip yang dicipta atau diterima dalam rangka pelaksanaan fungsi atau kegiatan organisasi dapat diatur atau diterima dengan mudah sehingga penemuan kembali (retrieval) pun dapat dilakukan dengan tepat dan cepat.
Di dalam kegiatan penyelenggaraan kearsipan yang menjadi pokok perhatian adalah bagaimana mengatur arsip agar secara tepat dapat disimpan dan secara cepat dan tepat pula dapat ditemukan kembali apabila arsip tersebut diperlukan. Dengan kata lain adalah bagaimana suatu arsip diatur dan ditempatkan kembali dengan cepat dan mudah oleh siapapun yang mengelolanya.
Proses penyimpanan dan penemuan kembali secara tepat dan benar akan tercapai apabila dalam menempatkan dan mengatur arsip memenuhi beberapa hali, antara lain:
a. adanya klasifikasi arsip yang tepat dan benar,
b. adanya pemberkasan yang tepat dan benar pula.
Untuk mendukung terciptanya suatu pengaturan dan penyimpanan yang tepat dan benar, selain diperlukan adanya perangkat keras, diperlukan juga perangkat lunaknya berupa pola klasifikasi dan indeks. Dapat dikatakan klasifikasi dan indeks merupakan hal yang prinsip dalam kegiatan kearsipan.
Ketetapan dalam menentukan klasifikasi dan indeks merupakan kunci dari proses pemberkasan arsip. Kesalahan dalam menentukan klasifikasi dan indeks akan menyebabkan bercerai berainya arsip yang seharusnya menyatu. Dengan kata lain, kesalahan dalam menentukan klasifikasi dan indeks menyebabkan tidak menyatunya suatu berkas yang seharusnya menyatu atau berdekatan.
Oleh karena itu dalam kegiatan kearsipan selain diperlukan suatu pengendalian yang baik dan benar juga diperlukan ketepatan dalam menentukan klasifikasi dan indeks.
Untuk lebih jelasnya dalam memahami klasifikasi dan indeks arsip silahkan downloud materi pada link berikut ini: https://drive.google.com/file/d/1O8D4cFSZZcvda14KdK0N-LfszksE-xAi/view?usp=sharing
atau silahkan download disini
Semoga bermanfaat, salam sehat dan kaya berkah
Aamiin
