ARSIP DAN KEARSIPAN

Kompetensi Dasar, Indikator dan Materi

Kompetensi Dasar

Indikator Pencapaian Kompetensi

Materi Pokok

3.1. Memahami arsip dan kearsipan

4.1. Melakukan pengelompokanarsip dan kearsipan

3.1.1. Menjelaskan pengertian arsip dan kearsipan

3.1.2. Mengidentifikasi karakteristik arsip

3.1.3. Menguraikan fungsi arsip

3.1.4. Mengemukakan penggolongan, nilai guna, dan macam-macam arsip

3.1.5. Menguraikan penyelenggaraan arsip (asas penyimpanan arsip)

3.1.6. Menjelaskan daur hidup arsip

4.1.1. Melakukan identifikasi arsip dan kearsipan berdasarkan praktek dokumen dan dokumentasi perkantoran

4.1.2. Mengelompokkan arsip dan kearsipan berdasarkan kondisi nyata di tempat kerja

Arsip dan Kearsipan

1. Pengertian arsip dan kearsipan

2. Karakteristik Arsip

3. Fungsi Arsip

4. Penggolongan, nilai guna, dan macam-macam arsip

5. Penyelenggaraan Arsip (Asas Penyimpanan Arsip)

6. Daur Hidup Arsip

A. PENGERTIAN ARSIP

Secara etimologi kata arsip berasal dari:

Ø Dalam Bahasa Yunani: Archium artinya peti untuk menyimpan sesuatu.

Ø Dalam Bahasa Latin: Fellum (bundel) yang artinya tali atau benang.

Ø Dalam Bahasa Inggris: Archieve yang artinya kumpulan warkat; “record” artinya catatan; dan file artinya sekumpulan informasi/warkat.

Ø Dalam Bahasa Belanda: Archief artinya warkat.

Ø Dalam Bahasa Jerman: Archivalen artinya warkat.

Untuk jelasnya di bawah ini beberapa pengertian arsip menurut para ahli:

1. Arsip menurut Undang-Undang no. 7 Tahun 1971 tentang Pokok-pokok Kearsipan adalah : Arsip adalah Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Lembaga Negara dan Badan-badan Pemerintah dalam bentuk corak apapun baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintah (Bab I Pasal 1 (1) serta Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Badan-badan swasta atau perorangan, dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kebangsaan ( Bab I Pasal 1 (2) )

2. Prajudi Admosudirjo (Ig. Wursanto 1991:14-15) memberikan pengertian arsip atau records sebagai berikut :

a. Setiap catatan, setiap apa yang dicatat untuk disimpan (preserve)

b. Setiap bahan yang tertulis dan dipergunakan sebagai bahan bukti (alat pembuktian) pertanggungjawaban daripada suatu peristiwa, kejadian

c. Register, daftar, monumen, dan sebagainya dimana sesuatu bukti tertulis itu ditaruh, dicatat, direkam

d. Suatu berita acara atau laporan resmi yang dibuat oleh seorang pejabat resmi

e. Fakta atau data yang dicatat secara tertentu mengenai sesuatu misalnya jasa-jasa, kelakuan,prestasi kerja, karier, dan sebagainya

f. Plat atau piringan hitam, pita rekaman.

3. Zulkifli Amsyah (1995:3) menyebutkan bahwa istilah arsip adalah Setiap catatan (record/warkat) yang tertulis, tercetak, atau ketikan, dalam bentuk huruf, angka atau gambar yang mempunyai arti dan tujuan tertentu sebagai bahan komunikasi dan informasi, yang terekam pada kertas (kartu,formulir), kertas film(slide,film–strip,mikro-film),media komputer(pita tape, piringan, rekaman, disket), kertas photocopy, dan lain-lain

4. Menurut Milburn D Smith (1986:4) memberikan definisi arsip sebagai berikut :“a records is any form of recorded information. The medium it self maybe paper, film, microfilm, magnetic media or optical disk” (arsip adalah semua bentuk rekaman informsasi. Media rekaman informasi tersebut dapat berupa kertas, film, mikrofilm, media magnetik atau optikal disk)

5. Menurut Lembaga Administrasi Negara (LAN) menyatakan bahwa: Arsip adalah segala kertas, berkas, naskah, foto, film, mikro film, rekaman suara, gambar peta, bagan atau dokumen lain dalam segala macam bentuk dan sifatnya atau salinan serta dengan segala cara penciptaanya, dan yang dihasilkan atau diterima oleh suatu badan, sebagai bukti dari tujuan organisasi, fungsi-fungsi kebijakan. Kebijakan, keputusan-keputusan, prosedur-prosedur, pekerjaan-pekerjaan atu kegiatan-kegiatan lain pemerintah atu karena pentingnya informasi yang terkandung di dalamnya.

6. Menurut Kamus Administrasi Perkantoran, oleh Drs. The Liang Gie, Arsip adalah kumpulan warkat yang disimpan secara teratur, terencana, karena mempunyai nilai sesuatu kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat cepat ditemukan kembali. Jadi sebagai intinya arsip adalah himpunan lembaran-lembaran tulisan.

7. Pengertian arsip menurut UU RI No. 43 Tahun 2009, bahwa arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi poitik, organisasi kemasyarakatan dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara.

Dari pengertian tersebut diatas, dapat disimpulkan arsip adalah setiap catatan (record/warkat) yang tertulis, tercetak, atau ketikan dalam bentuk huruf, angka, atau gambar yang mempunyai arti atau tujuan tertentu sebagai bahan komunikasi dan informasi yang terekam pada kertas, kertas film, media komputer, dan lain-lain yang disimpan menurut suatu aturan sehingga apabila diperlukan dapat ditemukan dengan mudah.

Contoh arsip, antara lain surat, kartu, flash disk, telegram, formulir, hasil facsimile, faktur, daftar, grafik, memo, gambar, kuitansi, laporan, peta, dan disket.

B. PENGERTIAN KEARSIPAN

Menurut Kamus Administrasi kearsipan adalah segenap rangkaian kegiatan perbuatan penyelenggaraan kearsipan sejak dimulailnya pengumpulan warkat sampai penyingkirannya.

Menurut Ensiklopedi Administrasi Filing/penyimpanan warkat adalah suatu bentuk pekerjan tat usaha yang berupa pennyusunan warkat-warkat secara sistematis sehingga bilamana diperlukan lagi warkat-warkat itu dapat dikendalikan dan setiap kali diperlukan dapat secara cepat ditemukan kembali.

Jadi kearsipan adalah suatu proses kegiatan mulai dari penerimaan, pengumpulan, pengaturan, pemeliharaan, dan penyimpanan warkat menurut sistem tertentu, sehingga saat diperlukan dapat ditemukan dengan mudah dan cepat.

C. TUJUAN PENGELOLAAN KEARSIPAN

Adapun tujuan pengelolan arsip adalah: