ARSIP DAN KEARSIPAN

Kompetensi  Dasar, Indikator dan Materi

Kompetensi Dasar	Indikator Pencapaian Kompetensi	Materi Pokok
3.1. Memahami arsip dan kearsipan   4.1. Melakukan pengelompokanarsip dan kearsipan	3.1.1.     Menjelaskan pengertian arsip dan kearsipan 3.1.2.     Mengidentifikasi karakteristik arsip 3.1.3.     Menguraikan fungsi arsip 3.1.4.     Mengemukakan penggolongan, nilai guna, dan macam-macam arsip 3.1.5.     Menguraikan penyelenggaraan arsip (asas penyimpanan arsip) 3.1.6.     Menjelaskan daur hidup arsip 4.1.1.     Melakukan identifikasi arsip dan kearsipan berdasarkan praktek dokumen dan dokumentasi perkantoran 4.1.2.     Mengelompokkan arsip dan kearsipan berdasarkan kondisi nyata di tempat kerja	Arsip dan Kearsipan 1.    Pengertian arsip dan kearsipan 2.    Karakteristik Arsip 3.    Fungsi Arsip 4.    Penggolongan, nilai guna, dan macam-macam arsip 5.    Penyelenggaraan Arsip (Asas Penyimpanan Arsip) 6.   Daur Hidup Arsip

A.  PENGERTIAN ARSIP

 Secara etimologi kata arsip berasal dari:

Ø   Dalam Bahasa Yunani: Archium artinya peti untuk menyimpan sesuatu.

Ø  Dalam Bahasa Latin: Fellum (bundel) yang artinya tali atau benang.

Ø  Dalam Bahasa Inggris: Archieve yang artinya kumpulan warkat; “record” artinya catatan; dan file artinya sekumpulan informasi/warkat.

Ø  Dalam Bahasa Belanda: Archief artinya warkat.

Ø  Dalam Bahasa Jerman: Archivalen artinya warkat.

 

 Untuk jelasnya  di bawah ini beberapa pengertian arsip menurut para ahli:

1.     Arsip menurut Undang-Undang no. 7 Tahun 1971 tentang Pokok-pokok Kearsipan adalah :  Arsip adalah Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Lembaga Negara dan Badan-badan Pemerintah dalam bentuk corak apapun baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintah (Bab I Pasal 1 (1) serta Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Badan-badan swasta atau perorangan, dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kebangsaan ( Bab I Pasal 1 (2) )

2.     Prajudi Admosudirjo (Ig. Wursanto 1991:14-15) memberikan pengertian arsip atau records sebagai berikut :

a.     Setiap catatan, setiap apa yang dicatat untuk disimpan (preserve)

b.  Setiap bahan yang tertulis dan dipergunakan sebagai bahan bukti (alat pembuktian) pertanggungjawaban daripada suatu peristiwa, kejadian

c.     Register, daftar, monumen, dan sebagainya dimana sesuatu bukti tertulis itu ditaruh, dicatat, direkam

d.     Suatu berita acara atau laporan resmi yang dibuat oleh seorang pejabat resmi

e.     Fakta atau data yang dicatat secara tertentu mengenai sesuatu misalnya jasa-jasa, kelakuan,prestasi kerja, karier, dan sebagainya

f.      Plat atau piringan hitam, pita rekaman.

3. Zulkifli Amsyah (1995:3) menyebutkan bahwa istilah arsip adalah Setiap catatan (record/warkat) yang tertulis, tercetak, atau ketikan, dalam bentuk huruf, angka atau gambar yang mempunyai arti dan tujuan tertentu sebagai bahan komunikasi dan informasi, yang terekam pada kertas (kartu,formulir), kertas film(slide,film–strip,mikro-film),media komputer(pita tape, piringan, rekaman, disket), kertas photocopy, dan lain-lain

4.     Menurut Milburn D Smith (1986:4) memberikan definisi arsip sebagai berikut :“a records is any form of recorded information. The medium it self maybe paper, film, microfilm, magnetic media or optical disk” (arsip adalah semua bentuk rekaman informsasi. Media rekaman informasi tersebut dapat berupa kertas, film, mikrofilm, media magnetik atau optikal disk)

5.     Menurut Lembaga Administrasi Negara (LAN) menyatakan bahwa: Arsip adalah segala kertas, berkas, naskah, foto, film, mikro film, rekaman suara, gambar peta, bagan atau dokumen lain dalam segala macam bentuk dan sifatnya atau salinan serta dengan segala cara penciptaanya, dan yang dihasilkan atau diterima oleh suatu badan, sebagai bukti dari tujuan organisasi, fungsi-fungsi kebijakan. Kebijakan, keputusan-keputusan, prosedur-prosedur, pekerjaan-pekerjaan atu kegiatan-kegiatan lain pemerintah atu karena pentingnya informasi yang terkandung di dalamnya.

6.  Menurut Kamus Administrasi Perkantoran, oleh Drs. The Liang Gie, Arsip adalah kumpulan warkat yang disimpan secara teratur, terencana, karena mempunyai nilai sesuatu kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat cepat ditemukan kembali. Jadi sebagai intinya arsip adalah himpunan lembaran-lembaran tulisan.

7. Pengertian arsip menurut UU RI No. 43 Tahun 2009, bahwa arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi poitik, organisasi kemasyarakatan dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara.

 Dari pengertian tersebut diatas, dapat disimpulkan arsip adalah setiap catatan (record/warkat) yang tertulis, tercetak, atau ketikan dalam bentuk huruf, angka, atau gambar yang mempunyai arti atau tujuan tertentu sebagai bahan komunikasi dan informasi yang terekam pada kertas, kertas film, media komputer, dan lain-lain yang disimpan menurut suatu aturan sehingga apabila diperlukan dapat ditemukan dengan mudah.

Contoh arsip, antara lain surat, kartu, flash disk, telegram, formulir, hasil facsimile, faktur, daftar, grafik, memo, gambar, kuitansi, laporan, peta, dan disket.

B. PENGERTIAN KEARSIPAN

 

Menurut Kamus Administrasi kearsipan adalah segenap rangkaian kegiatan perbuatan penyelenggaraan kearsipan sejak dimulailnya pengumpulan warkat sampai penyingkirannya.

 

Menurut Ensiklopedi Administrasi Filing/penyimpanan warkat adalah suatu bentuk pekerjan tat usaha yang berupa pennyusunan warkat-warkat secara sistematis sehingga bilamana diperlukan lagi warkat-warkat itu dapat dikendalikan dan setiap kali diperlukan dapat secara cepat ditemukan kembali.

 

Jadi kearsipan adalah suatu proses kegiatan mulai dari penerimaan, pengumpulan, pengaturan, pemeliharaan, dan penyimpanan warkat menurut sistem tertentu, sehingga saat diperlukan dapat ditemukan dengan mudah dan cepat.

  

C.  TUJUAN PENGELOLAAN KEARSIPAN

 Adapun tujuan pengelolan arsip adalah:

1. Agar arsip terpelihara dengan baik, teratur dan aman

2.     Untuk menjamain keselamatan dokumen/warkat sebagai bahanpertanggungjawaban

1.     Dapat menyimpan warkat dengan sistem tertentu secara sistematis dan efisien

2.     Untuk mempermudah menemukan warkat dengan cepat dan tepat

3.     Dapat menjaga dan memelihara kelestarian dan kerahasiaan arsip

4.     Meningkatkan efisiensi dan efektivitas baik waktu, tempat dan biaya dalam pengolahan arsip.

 Unruk lebih lengkapnya simak di: 

Video Memahami Arsip dan Kearsipan KD 3.1.

Link: video:  https://youtu.be/tIk6vYFls2g

Link Materi kearsipan 3.1: https://drive.google.com/file/d/1de12NA_gZHBIkbZVzeTkgmoA6-xYet4f/view?usp=sharing

Link Silabus: https://drive.google.com/file/d/1K9iaT7UwjmZ6RWDAklLx_i9xHUmxEcwu/view?usp=sharing

Link RPP Kearsipan 3.1. : https://drive.google.com/file/d/13ZF3iFa9OBZ1MXP4jQL5IqpriC-pnVPd/view?usp=sharing

Salam sehat dan sukses

MENYUSUN DOKUMEN KTSP

 MENYUSUN DOKUMEN 1 KTSP OTKP

Assaalamualaikum wr.wb.

Selamat pagi... siang... sore .. dan malam , salam sehat dan berkah, 

Memasuki awal tahun pelajaran kali ini, babetono  berbagi bahan-bahan yang dipersiapkan daalam menyusun Buku KTSP terutama pada dokumen 1.  yang dipersiapkan

1. Panduan Penyusunan KTSP, unduh disini

2. Kalender Pendidikan

3. Struktur Kurikulum, silahkan unduh disini

4. KI dan KD Mata Pelajaran silahkan unduh disini

5. Team Pengembang KTSP

6. KKNI OTKP  silahkan unduh disini

7. Sinkronisasi DUDI/IDUKA contoh formnya silahkan cek disini

8.  Peratutan lainnya yang relevan

9. instrumen verivikasi dok 1, 2 dan 3 silahkan unduh disini

10. Sehat dan berkah

Untuk contoh silahkan unduh beberapa dokumen di bawah ini

Halaman Depan Dokumen 1 KTSP OTKP  silahkan cek .... unduh disini

Bagian Isi Dokumen 2 KTSP, silahkan cek .... unduh disini

Yang membutuhkan RPP dan administrasi pembelajaran, silahkan cek berikut ini:

Panduan RPP 1 Lembar , silahkan cek .... unduh disini

Penduan Buku Administtrasi Pembelajaran untuk GURU Mata Pelajaran,  20an  formn administrasi mengajar Silahkan cek dan unduh disini

Panduan Buku Adminisatrsi Wali Kelas, puluhan form untuk wali kelas, Silahkan cek dan unduh disini

Untuk Silabus dan RPP kompetensi keahliah OTKP silahkan cek postingan sebelumnya

Semoga postingan ini bermanfaat, salam sehat dan kaya berkah. aamiin

Waalaikumussalam wr. wb. 

Kearsipan KD. 3.6. MENERAPKAN KLASIFIKASI DAN INDEKS ARSIP

Menerapkan Klasifikasi dan Indeks Arsip

       

      Selamat berjumpa di blog tonokutono, kali ini kami akan menyampaikan materi Klasifikasi dan Indeks Arsip  pada mata pelajaran kearsipan kelas 10 kompetensi keahlian Otomatisasi dan Tata Kelola Perkantoran.

Adapun KD dan indikator Mapel Kearsipan 3.6 /4.6 sebagai berikut:

KD. 3.6. Menerapkan Klasifikasi dan Indeks Arsip

1)         Menjelaskan pengertian klasifikasi arsip

2)         Mengemukakan kegunaan klasifikasi arsip

3)         Menguraikan tujuan klasifikasi arsip

4)         Mengidentifikasi syarat penyusunan klasifikasi arsip

5)         Menjelaskan unsur klasifikasi arsip

KD. 4.6. Melaksanakan klasifikasi dan indeks arsip

1)         Menyiapkan alat dan bahan terkait penyusunan klasifikasi arsip

2)         Melakukan klasifikasi arsip berdasarkan dokumen-dokumen arsip

3)         Menyiapkan alat dan bahan indeks arsip sesuai dokumen yang tersedia

4)         Melakukan indeks arsip berdasarkan dokumen yang tersedia

Pada KD ini matri yang akan kami sampaikan meliputi:

1. Pengertian Klasifikasi Arsip
2. Kegunaan Klasifikasi Arsip
3. Tujuan Klasifikasi
4. Syarat Penyusunan Klasifikasi
5. Unsur Klasifikasi
6. Cara Penyusunan Klasifikasi
7. Indeks Arsip

 Dalam Keputusan Kepala ANRI Nomor 19 tahun tentang Pedoman Penyusunan Klasifikasi Arsip disebutkan bahwa klasifikasi arsip adalah pola pengaturan arsip secara berjenjang dari hasil pelaksanaan fungsi dan tugas instansi menjadi beberapa kategori unit informasi kearsipan. Dengan klasifikasi ini arsip yang dicipta atau diterima dalam rangka pelaksanaan fungsi atau kegiatan organisasi dapat diatur atau diterima dengan mudah sehingga penemuan kembali (retrieval) pun dapat dilakukan dengan tepat dan cepat. 

Di dalam kegiatan penyelenggaraan kearsipan yang menjadi pokok perhatian adalah bagaimana mengatur arsip agar secara tepat dapat disimpan dan secara cepat dan tepat pula dapat ditemukan kembali apabila arsip tersebut diperlukan. Dengan kata lain adalah bagaimana suatu arsip diatur dan ditempatkan kembali dengan cepat dan mudah oleh siapapun yang mengelolanya.

Proses penyimpanan dan penemuan kembali secara tepat dan benar akan tercapai apabila dalam menempatkan dan mengatur arsip memenuhi beberapa hali, antara lain:

a.               adanya klasifikasi arsip yang tepat dan benar,

b.              adanya pemberkasan yang tepat dan benar pula.

 

Untuk mendukung terciptanya suatu pengaturan dan penyimpanan yang tepat dan benar, selain diperlukan adanya perangkat keras, diperlukan juga perangkat lunaknya berupa pola klasifikasi dan indeks. Dapat dikatakan klasifikasi dan indeks merupakan hal yang prinsip dalam kegiatan kearsipan. 

Ketetapan dalam menentukan klasifikasi dan indeks merupakan kunci dari proses pemberkasan arsip. Kesalahan dalam menentukan klasifikasi dan indeks akan menyebabkan bercerai berainya arsip yang seharusnya menyatu. Dengan kata lain, kesalahan dalam menentukan klasifikasi dan indeks menyebabkan tidak menyatunya suatu berkas yang seharusnya menyatu atau berdekatan. 

Oleh karena itu dalam kegiatan kearsipan selain diperlukan suatu pengendalian yang baik dan benar juga diperlukan ketepatan dalam menentukan klasifikasi dan indeks.

 

Untuk lebih jelasnya dalam memahami klasifikasi dan indeks arsip silahkan downloud materi pada link berikut ini:  https://drive.google.com/file/d/1O8D4cFSZZcvda14KdK0N-LfszksE-xAi/view?usp=sharing

 

atau silahkan download disini

Semoga bermanfaat, salam sehat dan kaya berkah

Aamiin